En UTN Tax & Legal estamos comprometidos con la protección de su privacidad. Por ello, tratamos sus datos e información personal de acuerdo con esta Política de Privacidad y de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (Reglamento General de Protección de Datos o “RGPD”), y con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (“LOPD-GDD”) y resto de normativa de desarrollo.

Esta Política de Privacidad se aplica a todas las actividades realizadas por UTN.

Al facilitarnos sus datos personales y utilizar nuestro sitio web, entendemos que ha leído y comprendido los términos relacionados con la información de protección de datos de carácter personal que se exponen.

1. Responsable del tratamiento de datos personales

Identidad:   UTN ADVISORY SERVICES SPAIN, SL (en adelante, UTN)

Dirección: Avinguda Diagonal 536, ppal – 08006 Barcelona
CIF:  B65786295

Teléfono: +34 93 786 82 86

2. Datos personales y categorías especiales de datos personales

Los datos personales son toda información sobre una persona física identificada o identificable (el “interesado”), como por ejemplo el nombre, la dirección, el número de teléfono o la dirección de correo electrónico.

Las categorías especiales de datos personales son un subgrupo de datos personales que revelan el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la orientación sexual, la información médica o de salud o la afiliación sindical, entre otros.

Los datos personales (o datos) constituyen cualquier información relacionada con una persona física, identificada o identificable, incluso de forma indirecta, por referencia a cualquier otra información, incluido un número de identificación personal.

3. Datos personales que recogemos y finalidades del tratamiento

3.1 Solicitud de datos personales

Los datos personales que podríamos solicitarle comprenden sus datos de contacto (por ejemplo, nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, entre otros), datos identificativos (por ejemplo, número de documento nacional de identidad, NIE o pasaporte, entre otros), o cualesquiera otros que sean necesarios para cumplir las finalidades expuestas en esta Política de Privacidad. Si recopilamos datos personales de categoría especial sobre usted, le informaremos de ello, le solicitaremos su consentimiento expreso para el tratamiento cuando sea necesario de conformidad con la normativa de aplicación y le informaremos de sus finalidades.

Es posible que durante la relación que mantenga con UTN se recopilen otros datos de carácter personal, en cuyo caso se le solicitará su consentimiento y se le informará, entre otros, del tratamiento a efectuar, la finalidad, la legitimación del tratamiento y de los derechos que le asisten en relación con sus datos personales.

Otros datos personales recopilados pueden estar indicados en otras secciones de esta Política de Privacidad o mediante textos informativos que se muestran en el momento de la recogida de estos datos.

Los datos personales pueden ser facilitados directamente por el usuario o recopilados automáticamente durante el uso de la Web.

3.2 Finalidades del tratamiento

UTN recopila sus datos personales con diversas finalidades, según el uso y el origen de dichos datos personales (clientes, proveedores, empleados o terceros…).

Los datos personales de los clientes son únicamente tratados para el desarrollo del asesoramiento jurídico encargado a UTN. Cualquier uso de los datos personales de los clientes diferente de los aquí indicados, exigirá un consentimiento previo, expreso y específico de sus titulares o representantes legales. Según la normativa vigente, los datos personales que podemos solicitar para el cumplimiento de las labores anteriormente indicadas son aquellos que sean necesario para el cumplimiento de los encargos profesionales encargados en cada momento por el cliente.

En el caso de datos personales de sus clientes, potenciales clientes o proveedores, UTN los recoge y trata con la finalidad de gestionar las ofertas de servicios y la relación comercial o de servicios con ellos.

En el caso de los datos personales de empleados de UTN, la recogida y tratamiento de los datos se realiza con la finalidad de dar cumplimiento y gestionar la relación laboral y de atender las actividades del despacho, incluyendo la administración de personal, la prevención de riesgos laborales, el envío de comunicaciones generales o personales, la gestión de premios o reconocimientos, subvenciones. En el caso de currículos vitae, para la admisión y gestión de las candidaturas y los procesos de selección y, en su caso, posterior contratación.

En todos los casos, los datos personales recopilados serán utilizados con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y a aquellas derivadas de la ejecución de las relaciones comerciales y contratos mercantiles, administrativos, etc., en los que UTN sea parte, así como de gestionar cualquier queja o reclamación legal, laboral o comercial.

Asimismo, podrán ser utilizados para remitirles encuestas, cuestionarios y solicitarles valoraciones de nuestros servicios, dado que tal información nos resulta de gran utilidad para controlar su calidad.

Trataremos sus datos de contacto recogidos a través de sus cartas e emails, o formularios en este web, para la gestión de sus solicitudes y consultas.

Datos de cookies: cualquier uso de Cookies – u otras herramientas de seguimiento – por parte de la web o por proveedores de servicios externos utilizados por esta web a menos que se especifique lo contrario, tiene el propósito de identificar al usuario y registrar sus preferencias para fines estrictamente relacionados con la prestación del servicio solicitado por el usuario, y son tratados en todo momento según nuestra Política de Cookies.

Asimismo, UTN podrá utilizar sus datos para facilitarle información sobre nuestros servicios, productos o información del despacho. En cualquier momento puede solicitar que no le contactemos ni informemos acerca de nuestros productos o servicios, así como que no revelemos su información a terceros con dicha finalidad, bien contactándonos directamente o bien, en su caso, haciendo clic en el botón “darse de baja” en los correos electrónicos informativos.

3.3 Formas de recogida de los datos

Generalmente recopilamos sus datos personales directamente de usted. Recopilamos la información y datos personales que usted nos facilita electrónicamente, incluyendo información facilitada a través de la página web, a través de las llamadas telefónicas con personal de UTN, a través de la prestación de nuestros servicios y mediante formularios o cualquier otro medio escrito o electrónico que usted cumplimenta.

Si recopilamos información personal sobre usted de terceros, lo pondremos en su conocimiento y, en caso de ser necesario, solicitaremos su consentimiento a dicho tratamiento.

Si recibimos información o datos personales sobre usted que no hemos solicitado o que no es relevante para las finalidades antes indicadas, destruiremos o anonimizaremos la información, salvo que debamos conservarla de conformidad con la normativa vigente.

3.4 Qué sucede si usted no facilita su información y datos personales o no autoriza su tratamiento

Si usted es un cliente o un proveedor, está en su derecho de no facilitarnos información o datos personales, si bien en ese caso podría devenir imposible la suscripción de cualquier tipo de contrato o la prestación de los servicios.

Si usted es un/a empleado/a y no facilita información o datos personales que son necesarios para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos legales o regulatorios, o bien para la ejecución de un contrato de trabajo o de prestación de servicios por UTN a sus clientes, o para la satisfacción de intereses legítimos, en tal caso se podría ver impedida o afectada de algún modo su relación laboral con UTN.

En el caso de datos de categoría especial, siempre será solicitado su consentimiento explícito, salvo que el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos específicos del responsable del tratamiento o del interesado en el ámbito del Derecho laboral y de la seguridad y protección social, sea necesario para proteger intereses vitales o se refiera a datos que usted haya hecho manifiestamente públicos, así como para la defensa frente a reclamaciones o por razones de interés público esencial, o bien para el ejercicio propio de la abogacía y la defensa de sus derechos.

5. Legitimación para el tratamiento de datos personales

La base legal para el tratamiento de sus datos con las finalidades antes mencionadas será siempre alguna de las previstas por el artículo 6 del RGPD, es decir:

• Consentimiento del interesado.
• Ejecución de un contrato.
• Cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.
• Protección de intereses vitales del interesado o de otra persona física.
• Satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero

Si el tratamiento se refiriere a datos personales de categoría especial, estará siempre fundamentado en alguna de las bases legales del artículo 9 del RGPD.

Si el usuario fuese menor de edad, se requiere que cuente con el previo consentimiento de sus padres o tutores antes de proceder a la inclusión de sus datos personales en los formularios de la web. UTN se exime de cualquier responsabilidad por el incumplimiento de este requisito. 

6. Duración del tratamiento de los datos personales

Con carácter general, los datos personales proporcionados se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política de privacidad o para atender cualquier solicitud de los interesados, a menos que legalmente se permita o requiera un periodo de retención más largo o mientras no se solicite su supresión por el interesado.

Cuando UTN tenga la consideración de responsable del Tratamiento, velará por que los datos objeto de tratamiento:

• Se adecuen a la finalidad para la que fueron recabados.
• No se utilicen para finalidades distintas y/o incompatibles con las que justificaron su recogida y tratamiento.
• No sean mantenidos indefinidamente sin justificación.
• Sean cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios para la finalidad que justificó su recogida y tratamiento.

Se entiende justificada la conservación del dato cuando:

• Los datos vayan a ser utilizados con una finalidad histórica y/o estadística.
• Se pudiese causar un perjuicio a intereses legítimos del titular de los datos o de terceros.
• Una norma imponga la obligación de conservar los datos durante un periodo de tiempo determinado.
• Los datos y documentación sirvan como justificante de una actividad o servicio prestado, durante los plazos de prescripción de las acciones civiles, penales, administrativas o de cualquier otro tipo que pudieran derivarse de la actividad o servicio prestado.
• Se haya acordado por las partes interesadas un plazo superior de conservación.

En los casos en los que exista obligación legal de conservar los datos durante un periodo de tiempo determinado y/o durante los plazos de prescripción de las acciones que pudieran derivarse de la actividad o servicio prestado, UTN procederá al bloqueo de los datos durante los referidos plazos. Los datos bloqueados quedarán, únicamente a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas y/o durante los plazos legales establecidos al efecto. Cumplidos los indicados plazos, deberá procederse a la supresión de los datos bloqueados.

Cuando UTN tenga la consideración de Encargado del Tratamiento, de conformidad con el RGPD y una vez cumplida la prestación contractual que dio lugar al encargo del tratamiento, los datos personales deberán ser destruidos o devueltos al responsable del Tratamiento, así como cualquier soporte o documento en los que conste algún dato de carácter personal objeto de tratamiento.

Como en el supuesto anterior, no procederá la supresión de los datos por el encargado del tratamiento cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los datos garantizando el responsable del tratamiento dicha conservación. Igualmente se establece que el encargado de tratamiento conserve los datos bloqueados mientras puedan derivarse responsabilidades de su relación con el responsable del tratamiento.

De conformidad con estas exigencias, se establecen los siguientes

7. Plazos de conservación de datos de carácter personal

• En materia de datos relativos al personal:
  Plazo: Se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que se recabaron y para determinar las posibles responsabilidades que se pudieran derivar de dicha finalidad y del tratamiento de los datos. Será de aplicación lo dispuesto en la normativa de archivos y documentación.
  Referencia normativa: art. 21.1 RDL 5/2004 de infracciones y sanciones en el orden social y arts. 6.1.b) y 6.1.c) del Reglamento General de Protección de Datos.
  En el caso concreto de solicitudes de empleo y currículos vitae, serán conservados por un periodo de un año, salvo indicación en contrario por parte del interesado.
  
• En materia de prevención de riesgos laborales.
  Plazo: Se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que se recabaron y para determinar las posibles responsabilidades que se pudieran derivar de dicha finalidad y del tratamiento de los datos. Será de aplicación lo dispuesto en la normativa de archivos y documentación.
  Referencia normativa: Art. 4 RDL 5/2004 de infracciones y sanciones en el orden social y arts. 6.1.b) y 6.1.c) del Reglamento General de Protección de Datos.
  
• En materia de tratamiento de datos personales con fines publicitarios y promocionales.
  Plazo: Los datos personales de las personas interesadas en recibir información publicitaria y promocional del despacho se mantendrán en el sistema de forma indefinida en tanto el interesado no solicite su supresión.
  Referencia normativa: art. 6.1.a) del Reglamento General de Protección de Datos.
  
• En materia de videovigilancia:
  Plazo: 1 mes
  Referencia normativa: Artículo 22.3 de la LOPD-GDD.
  
• En materia de documentación contable y fiscal.
  Plazo: Se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que se recabaron y para determinar las posibles responsabilidades que se pudieran derivar de dicha finalidad y del tratamiento de los datos, conforme a la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, además de los periodos establecidos en la normativa de archivos y documentación.
  Referencia normativa: Plazo general para la prescripción de las acciones personales en la legislación civil (art. 1964 CC y 121-20 y ss CCCat), art. 6.1.c) del Reglamento General de Protección de Datos, Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones y Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
  
• A efectos de justificar subvenciones y ayudas públicas nacionales o extranjeras.
  Plazo: hasta la finalización del plazo de prescripción de la obligación de justificar los gastos satisfechos con cargo a las mismas.
  Referencia normativa: Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.
  

Si desea más información sobre el tiempo de conservación de alguno de sus datos personales, puede ponerse en contacto con nosotros en las direcciones de correo electrónico incluidas en esta Política de Privacidad.

8. Transferencia de datos personales a terceros

Podríamos compartir o revelar su información personal a terceros por alguna de las razones antes mencionadas. Tales terceros pueden ser otros profesionales, así como sus asesores externos, proveedores o subcontratistas (por ejemplo, servicio postal, servicios de soporte, informática, etc.), en cumplimiento de las relaciones contractuales suscritas con tales terceros, tanto dentro como fuera de la UE/EEE. Asimismo, se podrán comunicar sus datos a terceros como consecuencia de obligaciones o requerimientos legales, a juzgados, tribunales y administraciones públicas en caso necesario, o a cualquier otro tercero, persona o entidad a quien usted nos haya autorizado.

Cuando debamos transferir o comunicar sus datos a terceros, mantendremos vigente nuestro compromiso de salvaguardar sus datos personales de conformidad con lo establecido en esta Política de Privacidad y tomaremos todas las medidas y precauciones razonables para asegurar que los terceros mantienen compromisos de confidencialidad y secreto en relación con la protección de sus datos personales. La transferencia o comunicación de sus datos personales se realizará siempre cumpliendo las obligaciones legales y sobre la base de acuerdos de tratamiento de datos personales, con el fin de asegurar que sus datos no son tratados para ninguna otra finalidad de las claramente establecidas y que se toman las medidas de seguridad necesarias.

En el caso de transferencias internacionales, siempre recabaremos su consentimiento expreso para transferir sus datos personales a terceros localizados fuera del país en el que hemos recopilado sus datos (si aplica), a excepción de que la transferencia esté autorizada o requerida por una ley, norma o tribunal.

No compartiremos categorías especiales de datos personales relativos a usted con ninguna persona o entidad diferente de UTN, nuestros empleados, colaboradores de UTN, organismos del Estado y otros en cumplimiento de obligaciones o requerimientos legales, juzgados, tribunales y administraciones públicas, o cualquier otro tercero autorizado por ley.

9. Almacenamiento y seguridad de sus datos personales

Almacenamos sus datos personales en archivos en formato papel o electrónicos. Hemos puesto salvaguardas de conformidad con lo requerido por la normativa vigente para proteger los datos personales que almacenamos de usos indebidos, interferencias y pérdidas, accesos no autorizados, modificaciones o divulgación.

UTN aplica medidas de seguridad técnica tales como la encriptación en aquellos casos en los que razonablemente es posible. Asimismo, diferentes sistemas como el archivo seguro de documentos originales o la limitación de acceso a datos personales a las personas adecuadamente autorizadas para ello permiten dotar de seguridad al tratamiento de sus datos personales.

Además, UTN adopta las medidas razonables para destruir de forma permanente todos los datos personales una vez finalizado su plazo de utilización de conformidad con esta Política de Privacidad.

10. Derechos relativos a sus datos personales

UTN procura que la información que conserva sobre usted sea precisa, actualizada, completa y relevante. No obstante, usted tiene derecho a acceder a dicha información y corregirla si fuera incorrecta, imprecisa, desactualizada o incompleta. Asimismo, puede retirar su consentimiento al tratamiento de sus datos personales.

Además, si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad o desea acceder o de cualquier modo modificar o rectificar sus datos personales, puede contactar con nuestro delegado de Protección de Datos (DPO), enviando su comunicación a UTN ADVISORY SERVICES SPAIN, SL, Avinguda Diagonal 536 ppal, 08006 Barcelona.

¿Qué derechos le amparan en relación con el tratamiento de sus datos?

• Derecho a solicitar el acceso a sus datos personales.
• Derecho a solicitar su rectificación o supresión.
• Derecho a solicitar la limitación de su tratamiento.
• Derecho a oponerse al tratamiento.
• Derecho a la portabilidad de los datos.
• Derecho a retirar el consentimiento prestado.

Acceso/rectificación y supresión: las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para la ejecución del contrato.

Limitación: en determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o defensa de reclamaciones.

Oposición: los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. UTN dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos, imperiosos, o el ejercicio o defensa de posibles reclamaciones, y los mantendremos debidamente bloqueados durante el plazo correspondiente mientras persistan las obligaciones legales.

Igualmente, el interesado tiene derecho a oponerse a la adopción de decisiones individuales automatizadas que pudieran producir efectos jurídicos o afectarle significativamente.

Portabilidad: las personas interesadas pueden solicitar y recibir los datos que le incumban y que nos haya facilitado o solicitar que se los enviemos a otro responsable del tratamiento de su elección, en un formato estructurado de uso común y lectura mecánica.

¿Cuándo responderemos a su solicitud?

Responderemos a sus peticiones a la mayor brevedad posible y, en todo caso, en el plazo de un mes desde la recepción de su solicitud. Dicho plazo podrá prorrogarse otros dos meses en caso necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes. El responsable informará al interesado de la prórroga dentro del primer mes desde la solicitud.

¿Usted tiene derecho a retirar su consentimiento?

El interesado tiene derecho a retirar en cualquier momento el consentimiento prestado, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento prestado en el momento de sus suscripciones o aportación de datos.

¿Dónde debe dirigirse para el ejercicio sus derechos?

Para el ejercicio de sus derechos, el interesado podrá remitir carta con todos sus datos, incluyendo fotocopia de DNI o pasaporte e indicación del derecho que se ejerce dirigiéndose a UTN ADVISORY SERVICES SPAIN, SL, Avinguda Diagonal 536 ppal 08006 – Barcelona.

¿Usted tiene derecho a reclamar?

Le informamos que si usted presenta una solicitud para el ejercicio de estos derechos y considera que no ha sido atendida adecuadamente por nuestra institución, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos de acuerdo con el procedimiento previsto en la siguiente dirección:

https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/vistas/formReclamacionDerechos/reclamacionDerechos.jsf

11. Comunicaciones electrónicas.

En cumplimiento de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico, le informamos que las direcciones de correo electrónico podrán ser utilizadas para el envío de información sobre UTN Si no desea recibir información o quiere revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos rogamos lo haga de la forma arriba indicada.

12. Actualización de nuestra Política de Privacidad

Esta Política puede ser actualizada, revisada o modificada en cualquier momento, así como también el modo en el cual procesamos sus datos personales. Siempre dispondremos de la versión más actualizada de la Política de Privacidad en nuestra página web www.utntaxlegal.com. Cualquier actualización tendrá vigencia desde su publicación.

13. Información adicional

A petición del Usuario, además de la información contenida en esta Política de privacidad, se le podrá proporcionar información adicional sobre tratamientos específicos, o la recopilación y procesamiento de Datos Personales.

Para más información sobre privacidad en general, puede visitar la página web de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en www.aepd.es y de la Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT) en www.apdcat.gencat.cat.